Handelsregister-Eintrag: Kosten und Ablauf pro Rechtsform

Der Eintrag ins Handelsregister macht deine Firma offiziell: Erst mit ihm entsteht deine GmbH oder AG als juristische Person, und erst dann darfst du unter deinem Firmennamen rechtsverbindlich auftreten. Dieser Artikel zeigt dir, wer sich eintragen muss, was der Eintrag pro Rechtsform kostet, wie der Ablauf aussieht – und was nach dem Eintrag auf dich zukommt.

Wer muss sich ins Handelsregister eintragen?

Die Eintragungspflicht hängt von der Rechtsform ab:

• GmbH und AG: Eintrag immer Pflicht – die Gesellschaft entsteht rechtlich überhaupt erst mit dem Handelsregistereintrag. Ohne Eintrag keine GmbH, keine AG.
• Kollektivgesellschaft: ebenfalls immer eintragungspflichtig.
• Einzelfirma: Pflicht erst ab CHF 100’000 Jahresumsatz. Darunter ist der Eintrag freiwillig – aber oft sinnvoll: Er schützt deinen Firmennamen am Sitzort, wirkt professionell gegenüber Kunden und Lieferanten und wird von manchen Geschäftspartnern schlicht erwartet.

Für die Einzelfirma unterhalb der Umsatzschwelle gilt also: kein Zwang, aber ein Abwägen. Mehr zu den Formalitäten dieser Rechtsform findest du in der Anleitung zur Einzelfirmen-Gründung.

Die Gebühren pro Rechtsform

Die Handelsregistergebühren setzen sich aus eidgenössisch geregelten Grundgebühren und kantonalen Zuschlägen zusammen. Deshalb zahlst du je nach Kanton unterschiedlich viel – die folgenden Werte sind übliche Richtgrössen:

Rechtsform	Gebühr Neueintrag (Richtwert)	Eintrag Pflicht?
Einzelfirma	~CHF 120	ab CHF 100’000 Jahresumsatz
Kollektivgesellschaft	~CHF 240	immer
GmbH	~CHF 450	immer
AG	~CHF 600	immer

Wichtig: Die genauen Beträge variieren kantonal – frag im Zweifel beim Handelsregisteramt deines Sitzkantons nach oder prüfe dessen Gebührenordnung. Und: Diese Gebühren sind nur ein Teil der Gründungskosten. Bei GmbH und AG kommen die notarielle Beurkundung und das Kapitaleinzahlungskonto dazu. Eine Gesamtübersicht der GmbH-Kosten findest du im Artikel GmbH gründen: Kosten.

Die Handelsregistergebühr zahlst du übrigens immer selbst – auch bei den «Gratis»-Angeboten der Gründungsportale. Deren CHF-0-Versprechen bezieht sich nur auf die Servicegebühr des Portals, nicht auf amtliche Gebühren.

Der Ablauf: Von der Anmeldung bis zur Publikation

1. Anmeldung einreichen

Die Anmeldung geht an das Handelsregisteramt des Kantons, in dem deine Firma ihren Sitz hat. Sie muss von den zeichnungsberechtigten Personen unterschrieben sein (beglaubigte Unterschriften). Wenn du über ein Gründungsportal oder einen Notar gründest, übernimmt dieser Schritt in der Regel dein Dienstleister.

2. Belege beilegen

Je nach Rechtsform braucht die Anmeldung unterschiedliche Belege:

• Einzelfirma: Anmeldeformular mit beglaubigter Unterschrift, ggf. Domizilhaltererklärung
• GmbH/AG: öffentliche Urkunde über die Gründung (Notar), Statuten, Kapitaleinzahlungsbestätigung der Bank, Annahmeerklärungen der Organe, ggf. Wahlannahme der Revisionsstelle oder Opting-out-Erklärung
• Kollektivgesellschaft: Anmeldung mit Angaben zu allen Gesellschaftern

3. Prüfung durch das Amt

Das Handelsregisteramt prüft die Anmeldung formell: Sind alle Belege vollständig? Ist der Firmenname zulässig und noch frei? Gerade beim Firmennamen lohnt sich Sorgfalt im Vorfeld – die Regeln dazu findest du im Artikel Firmenname: Regeln in der Schweiz. Bei Beanstandungen bekommst du die Anmeldung zur Korrektur zurück, was den Prozess verzögert.

4. Eintrag und Publikation im SHAB

Ist alles in Ordnung, wird der Eintrag vollzogen und im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) publiziert. Mit der Publikation wird der Eintrag rechtswirksam und öffentlich einsehbar – jede und jeder kann deine Firma ab dann im Handelsregister (z. B. via Zefix) finden.

Wie lange dauert der Eintrag?

Rechne mit 1 bis 2 Wochen ab vollständiger, fehlerfreier Anmeldung. Die Dauer hängt ab von:

• Kanton: Manche Ämter arbeiten schneller als andere.
• Saison: Zum Jahresbeginn und vor Quartalsenden stapeln sich die Anmeldungen – dann dauert es eher länger.
• Qualität der Anmeldung: Fehlende Belege oder ein unzulässiger Firmenname kosten schnell eine zusätzliche Woche.

Einzelne Kantone bieten gegen Zuschlag Express-Bearbeitung an. Wenn du unter Zeitdruck stehst, plane trotzdem konservativ – auch die vorgelagerten Schritte (Kapitaleinzahlungskonto, Notartermin) brauchen ihre Zeit.

Was nach dem Eintrag kommt

Mit dem Handelsregistereintrag ändert sich einiges – das solltest du kennen:

• UID-Nummer: Deine Firma erhält automatisch die Unternehmens-Identifikationsnummer (Format CHE-XXX.XXX.XXX). Sie begleitet dich überall hin: MWST-Anmeldung, AHV, Rechnungen, Behördenkontakte.
• Betreibungsregister-Wirkung: Eingetragene Firmen unterliegen der Betreibung auf Konkurs statt auf Pfändung. Zahlst du eine betriebene Forderung nicht, droht direkt das Konkursverfahren – ein Grund mehr für saubere Liquiditätsplanung.
• Publizität: Deine Firmendaten (Sitz, Zweck, zeichnungsberechtigte Personen, Kapital) sind öffentlich einsehbar. Bei der Einzelfirma bedeutet das auch: Dein Name und der Firmensitz stehen für alle sichtbar im Register.
• Buchführungspflicht: GmbH und AG sind ordnungsgemäss buchführungspflichtig; für eingetragene Einzelfirmen gelten je nach Umsatz vereinfachte oder volle Pflichten.
• MWST prüfen: Der Handelsregistereintrag löst nicht automatisch die Mehrwertsteuerpflicht aus – die hängt vom Umsatz ab. Details dazu im Artikel Mehrwertsteuerpflicht bei Neugründung.

Änderungen kosten später ebenfalls

Der Eintrag ist keine einmalige Sache: Jede spätere Änderung – eine sogenannte Mutation – ist wieder gebührenpflichtig. Typische Beispiele:

• Sitzverlegung oder Adressänderung
• Wechsel in Geschäftsführung oder Verwaltungsrat
• Änderung des Firmennamens oder des Zwecks
• Kapitalerhöhung (zusätzlich mit Notar)

Je nach Art der Mutation und Kanton kostet das grob CHF 100 bis 300, bei beurkundungspflichtigen Änderungen (z. B. Statutenänderungen) kommen Notarkosten dazu. Plane Firmenname, Sitz und Zweck deshalb von Anfang an mit etwas Weitblick – das spart später Gebühren.

Fazit: Planbare Kosten, klarer Ablauf

Der Handelsregistereintrag ist der amtliche Schlusspunkt deiner Gründung: Einzelfirma ~CHF 120, Kollektivgesellschaft ~CHF 240, GmbH ~CHF 450, AG ~CHF 600 – jeweils mit kantonalen Abweichungen – und 1 bis 2 Wochen Geduld. Mit vollständigen Unterlagen und einem zulässigen Firmennamen läuft der Prozess reibungslos durch. Wenn du die Anmeldung nicht selbst machen willst: Gründungsportale übernehmen sie im Paket – welcher Anbieter für deine Rechtsform und Situation am besten passt, verrät dir unser Anbieter-Vergleichsrechner, und den direkten Vergleich der grossen Portale findest du unter Fasoon vs. IFJ vs. Startups.ch.